Gestão e Operação

Vendas a prazo é uma realidade para todas as organizações. A popularidade de meios de pagamento, como cartão de crédito é um dos principais fatores que contribuem para isso. Além do mais, em transações comerciais entre empresas, é comum que sejam oferecidos prazos de 30, 60 e 90 dias para pagamento. Neste cenário, muitas vezes é necessário recorrer à antecipação de recebíveis para manter a operação. Mas, o que isso significa?

Resumidamente, a antecipação de recebíveis significa “vender” os seus títulos em aberto para uma instituição financeira ou empresa. Essa ação tem como objetivo captar dinheiro rapidamente a um custo que, geralmente, é muito menor ao de um empréstimo.

Continue a leitura para entender um pouco mais sobre esse tipo de transação, suas vantagens e quando é recomendável recorrer a ela.

Vendas a prazo: vantagens e desvantagens

As compras a prazo fazem parte do comportamento do consumidor brasileiro. Grandes empresas de varejo conseguiram se firmar no mercado graças ao oferecimento da opção de crediário, quando o cartão de crédito ainda não era tão popular.

Atualmente, em muitos negócios as vendas parceladas no cartão de crédito, tanto nas lojas físicas quanto no comércio eletrônico, são extremamente representativas.

Além disso, como vimos, um método utilizado para garantir as vendas entre empresas é oferecer opções de pagamento mais cômodas, muitas vezes divididas em 3 ou mais vezes.

Embora a venda a prazo e o parcelamento sejam estratégias efetivas para vender mais, em muitos casos podem acabar gerando problemas de capital de giro.

Ou seja, a empresa vende, entrega o produto, mas irá receber apenas no futuro. No entanto, ela possui um grande número de obrigações mensais, como folha de pagamento, impostos, contas de água e luz, fornecedores, etc.

Nesse sentido, a antecipação de recebíveis pode ser uma solução para evitar a desproporção entre as contas a pagar e dinheiro disponível em caixa.

Aumentando o capital de giro com antecipação de recebíveis

Como vimos, as vendas a prazo podem criar um cenário de insuficiência de caixa nas empresas. E isso não significa, necessariamente, que o negócio não é lucrativo. Muitas vezes, pode ser apenas um desequilíbrio entre o giro de contas a receber (GCR) e o prazo médio de pagamento (PMP). Por exemplo, suponha que sua empresa recebe as suas vendas em um prazo médio de 35 dias e que suas obrigações, em média, vencem em 28 dias. Neste caso, certamente você possui um problema de fluxo de caixa.

Uma forma de equilibrar suas contas é negociar prazos maiores com fornecedores, para aumentar o seu PMP. No entanto, nem sempre isso é possível. Vale lembrar que obrigações como folha de pagamento e impostos são impostergáveis.

Nesse sentido, a antecipação de recebíveis pode ser a solução mais adequada. Mas, como isso funciona?

Em geral, todos os grandes bancos oferecem esse tipo de transação. Muitas administradoras de cartão de crédito também. No entanto, vale a pena pesquisar as condições oferecidas por cada uma das instituições para escolher a opção mais vantajosa para o seu negócio.

Em suma, nesse tipo de transação você transfere a titularidade de parte de seus recebíveis para a instituição financeira. Ela, por sua vez, disponibiliza, no ato da transação ou em poucos dias, o valor dos títulos antecipados, descontada a remuneração.

Antecipação ou empréstimo?

Muitas pessoas confundem antecipação de recebíveis com empréstimo. Isso, porque, é comum que títulos a receber sejam oferecidos como garantias de empréstimo. No entanto, essas transações possuem importantes diferenças.

Ao realizar a antecipação de recebíveis, a empresa transfere a titularidade dos recebíveis para a instituição financeira. Isso significa que, no ato da transação a empresa quita suas obrigações.

Dessa forma, quando os clientes efetuarem o pagamento, os valores dos títulos negociados serão creditados diretamente para o banco ou instituição financeira.

Já nas transações empréstimo, as empresas contraem uma obrigação futura. Neste caso, se houver títulos dados em garantia, eles só serão de propriedade do banco caso não haja pagamento da dívida na data acordada.

Vantagens da antecipação de recebíveis

Uma das principais vantagens da antecipação é que a empresa pode resolver problemas de liquidez rapidamente. Mas não é apenas isso.

Geralmente, para esse tipo de transação os bancos e instituições financeiras oferecem taxas de juros muito menores que a de um empréstimo, por exemplo, visto que os riscos de inadimplência são menores.

Mas isso nem sempre acontece. Por isso, antes de realizar a antecipação de recebíveis, sua empresa deve consultar as taxas de diferentes bancos e instituições aptas para realizar esse tipo de transação. Também é importante verificar outros tipos de crédito, para escolher aquele que for mais vantajoso para seu negócio.

Quando recorrer à antecipação de recebíveis

Basicamente, este tipo de transação deve ser considerada quando a empresa identificar que não possui capital de giro suficiente. Por isso, é muito importante elaborar um fluxo de caixa e atualizá-lo diariamente. Assim, você poderá identificar insuficiências de caixa com certa antecedência e terá tempo para avaliar as opções disponíveis e escolher a mais vantajosa.

O que é preciso para realizar a antecipação de recebíveis

Aqui, o mais importante é que você tenha um controle preciso de suas vendas e, consequentemente, de seus recebíveis. É preciso saber, exatamente, a data de vencimento de cada título e duplicata, para que o banco ou instituição financeira saiba quando o valor será pago e, assim, efetuar os cálculos da taxa de juros corretamente.

Por isso, é de suma importância que a sua empresa possua um sistema integrado de gestão de vendas e contas a receber. Com ele, você poderá implementar controles rigorosos para garantir a perfeita gestão dos recebíveis.

Esse tipo de controle também é essencial para a elaboração do fluxo de caixa eficiente. Somente com informações corretas e precisas é possível identificar problemas de liquidez e, assim, encontrar as soluções de forma antecipada para a perfeita condução dos negócios.

Em termos gerais, fazer um fluxo de caixa eficiente envolve controlar e visualizar em detalhes as entradas e saídas de dinheiro das contas que uma empresa possui. Isso requer saber onde está cada real movimentado, e tal controle é muito benéfico para a gestão do negócio.

Com o acompanhamento preciso das finanças, a companhia pode ter segurança na hora de fazer investimentos, detectar onde o dinheiro não está rendendo, ou saber quando é momento de “apertar o cinto”.

Por outro lado, se sua empresa errar ao fazer o fluxo de caixa, as chances de passar apertos financeiros, afetando o lucro ou até mesmo a capacidade de cumprir compromissos são grandes, tornando sua empresa menos competitiva.

Certo! Agora que você já entendeu que a sobrevivência do negócio depende – e muito –  de um fluxo de caixa bem feito, vamos ao próximo passo: o “como fazer”.

Abaixo seguem cinco dicas que poderão guiar qualquer gestor interessado em melhorar seu controle de caixa, com apoio de metodologia, tecnologia e práticas reconhecidas no mercado.

1. Recebíveis e pagáveis: eles tem que bater!

Detalhe importantíssimo, a observação precisa de prazos de contas a pagar e a receber é, muitas vezes, negligenciada. E disso decorrem problemas que podem se agravar, gerando rombos no caixa.

Por exemplo: se os fornecedores exigem que pagamento em até 30 dias, mas os clientes pagam em prazos de 45 ou 60 dias, isso pode ser um problema.

O melhor é adequar o cronograma do dinheiro que entra com o que sai, mas também há a opção de um planejamento financeiro embasado, mantendo um caixa que comporte as contas nos períodos de não recebimento.

O mesmo vale para o caso de recebimentos via cartões de crédito, que, às vezes, levam mais de um mês para entrar na conta da empresa.

Um bom sistema de controle de caixa é capaz de observar todas estas movimentações e evitar diferenças entre pagáveis e recebíveis que deixarão o caixa sem dinheiro – e o empresário sem fôlego.

2. Categorize bem as movimentações do caixa

A ideia é bastante simples: você precisa saber de onde seu dinheiro vem e para onde ele vai.

Para isso, tenha um sistema detalhado para controlar suas despesas e ganhos.

Fornecedores, funcionários, despesas (luz, gás, internet, limpeza etc), impostos, serviços contratados pela empresa, pagamentos recebidos em dinheiro, pagamentos a receber de cartão de crédito parcelado, entre outros, são todos elementos que compõem a movimentação financeira e que precisam ser conhecidos e planejados.

Conhecer todas as categorias desta movimentação permite gerir o dinheiro de forma inteligente, sem surpresas desagradáveis e com maior capacidade de decisão no momento de aumentar ou cortar investimentos.

Mas cuidado para não detalhar demais! Você não precisa, por exemplo, criar uma categoria para cada fornecedor com o qual sua empresa trabalha, isso geraria um excesso de informação que mais atrapalha do que ajuda.

Uma classificação por tipos de produtos ou serviços já é suficiente.

Além disso, não abuse do campo “outros”, no qual geralmente é colocado todo tipo de gasto ou recebimento que não se encaixa nas categorias anteriores. Por ser indeterminado, este item pode atrapalhar o controle da movimentação financeira.

3. Registre, acompanhe e preveja

Com um sistema bem alinhado, fazer o fluxo de caixa envolve acompanhar sistematicamente as movimentações, observando as oscilações, preferencialmente, mês a mês.

Dois exemplos rápidos: Nos meses mais quentes do ano a maioria das empresas costumam ter um aumento na conta de energia elétrica em função do uso de ar condicionado.

Já no comércio, dois últimos meses do ano são de pico nas vendas, portanto é essencial reforçar estoques e fazer contratações, temporárias ou permanentes, para atender melhor os clientes e não perder vendas.

Com um sistema inteligente de fluxo de caixa, você pode acompanhar e comparar os gastos sazonais, reconhecendo os motivos pelos quais é preciso menos ou mais dinheiro para manter a operação a cada período.

Assim, ajustes necessários serão melhor planejados e o dinheiro para custeá-los não deverá faltar. Além disso, o caixa estará preparado para que os ganhos compensem quaisquer oscilações.

4. Cheque as suas margens sempre!

Antes de qualquer coisa, é preciso garantir que seu negócio funcione de forma lucrativa. Nem a melhor solução de gestão do mundo pode ajudar se os fundamentos de gestão de caixa estiverem errados.

A dica é analisar os produtos e serviços negociados, conferir se estão com os preços certos, cobrindo todos os custos da operação, e se têm competitividade.

Em vez de mais e mais vendas, pense em boas vendas.

Produtos com alta demanda podem ser o indicativo para um possível aumento de margem, assim como aqueles que não estão rendendo bem podem ter seus preços repensados. São mudanças que podem causar um grande impacto na empresa.

5. Tenha uma solução especializada

Tudo isso passa pelo controle e estratégia humanos, é claro. Mas contar com tecnologia para ajudar a manter tudo organizado, integrado, monitorado e funcionando dá aquela mão na roda!

Tão importante quanto organizar o fluxo de caixa de maneira inteligente, é munir-se de uma solução de gestão dedicada, que torne o trabalho mais fácil e ágil.

Um software de gestão adequado ao porte do negócio, que contemple um módulo exclusivo para Fluxo de Caixa, é a saída para acompanhar com rapidez e precisão os fluxos de entrada e saída, confrontando valores e conferindo seu saldo operacional no período desejado – seja em uma quinzena, mês, semestre ou ano.

O objetivo de todo lojista é ter sucesso nas vendas de seus produtos. Porém, muitas vezes, apenas isto não basta, pois um ponto crucial é deixado de lado: a boa gestão financeira.

Para você ter uma noção, de acordo com o estudo Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo, realizado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 21% das empresas quebram antes de completarem seu primeiro ano de atividade.

E, de acordo com o estudo Causa Mortis: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros 5 anos de vida, realizado pelo Sebrae, dentre os principais motivos para o fechamento de empresas apontado pelos empreendedores temos a falta de capital e problemas de planejamento. Ou seja, a gestão financeira não pode ser deixada de lado, de maneira alguma.

Pensando nisso, seguem abaixo dicas valiosas para você aperfeiçoar (ou implementar) na gestão financeira da sua loja.

Imagine que você vá viajar de carro para um lugar que nunca tinha ido antes. Você iria para este lugar sem olhar nenhum mapa e sem usar nenhum aplicativo ou GPS? Muito provavelmente você nem cogitaria fazer isso, pois as chances de se perder seriam altíssimas e você desperdiçaria dois preciosos recursos: seu tempo e seu dinheiro (com o combustível gasto a mais do que o necessário).

Agora você deve estar se perguntando: “Mas qual a relação disto com uma loja?”. A resposta é o planejamento antes de tomar qualquer ação. Da mesma forma que é importante você se planejar quando vai viajar para um lugar desconhecido, quando você tem um negócio, você precisa ter o planejamento para saber aonde quer chegar.

Será este planejamento que lhe trará metas e planos de ações. E este planejamento será o casamento entre a estratégia e as finanças, com a elaboração do planejamento financeiro. E lembre-se de colocá-lo em prática, pois, muito mais do que planejar, precisamos também transformá-lo em execução.

E quando realizar este planejamento? O ideal é que ele seja feito com certa frequência, por exemplo uma vez por ano ou uma vez por semestre. Mas, em qualquer momento que você sentir que não sabe para onde sua loja está indo, aproveite para elaborar um planejamento.

Controle de entradas e saídas

Para conseguirmos trabalhar bem a gestão financeira do negócio, é de extrema importância termos os números registrados em algum lugar, seja em uma planilha, ou um sistema. Este último acaba tendo grande vantagem pela praticidade e pela possibilidade de integração com outras frentes do negócio, como controle de vendas, emissão de notas fiscais e controle de estoque. E o Abyt ERP acaba sendo uma excelente opção para a sua loja.

No sistema, é importante que você traduza em números a realidade da loja. Ou seja, é de extrema importância registrar todas as entradas e saídas financeiras, para que, a partir destes dados, você consiga ter uma análise de como está a saúde financeira do negócio. É a partir destes registro que você conseguirá ter derivações super valiosas das finanças da sua loja, como o fluxo de caixa e o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).

Gastos estratégicos: foque neles

Todas as empresas acabam tendo algum tipo de gasto. Sejam custos, diretamente relacionados aos produtos, como por exemplo a compra, até despesas como aluguel e salários.

A boa gestão destes gastos é fundamental. Faça o levantamento de todos as saídas que você tem na sua loja e classifique-as como estratégicas e não estratégicas. Os gastos estratégicos são aqueles que agregam valor a sua marca e aos seus produtos. Já os gastos não estratégicos não possuem relação direta com a geração de valor.

Desta forma, foque em priorizar os gastos estratégicos, pois eles serão um diferencial, tendo maior potencial para aumentar o valor percebido pelos clientes, e busque economizar nos gastos não estratégicos, buscando nestes, a melhor opção de custo-benefício.

Tenha controle sobre seu estoque

Do ponto de vista dos balanços de uma empresa, o estoque é um ativo. Porém, precisamos ter um grande planejamento e controle sobre este, pois tê-lo em quantidades acima ou abaixo do necessário pode gerar resultados negativos nas finanças da loja. Aproveite para fazer a gestão do seu estoque em um sistema, como é o caso do Abyt ERP.

Conheça o Ciclo Operacional e o Capital de Giro da sua loja

O Ciclo Operacional é definido como o intervalo de tempo gasto pela loja para comprar os produtos que serão vendidos, pagar os fornecedores, vender os produtos e receber o pagamento dos clientes. O que é mais comum é que a loja tenha que primeiro pagar seus fornecedores para depois receber dos seus clientes. O ciclo operacional mostrará qual é esse intervalo de tempo total.

Para que a loja consiga, então, arcar com esse intervalo de tempo entre a compra e a venda, e também consiga pagar as demais contas, é importante haver um saldo disponível. Este recurso ganha o nome de Capital de Giro, que é, justamente, a diferença entre os recursos disponíveis em caixa e a soma das contas a pagar.

Quando a empresa não tem esse recurso próprio, ela precisa do capital de terceiros, se sujeitando, por exemplo, aos empréstimos, que, junto com eles, acabam trazendo juros. Para evitar ou amenizar os juros, é importante buscar negociações com os fornecedores, ter um bom controle financeiro, ou até antecipar recebíveis, quando houver necessidade.

Tenha uma boa precificação

Apenas vender bem pode não ser um sinônimo de lucratividade. Se os seus preços estiverem errados, você pode estar “vendendo no prejuízo”. Para evitar este cenário, a precificação entra como uma peça fundamental na gestão financeira da loja. Será ela que mostrará qual valor cobrar em cada produto.

Esta formação de preços fará uma união entre o financeiro (identificando os custos e as despesas do negócio) e o marketing (para chegar em valores que façam sentido entre os preços da concorrência e os preços que clientes estão dispostos a pagar pelos produtos).